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プロジェクト進捗管理におけるＥＸＣＥＬシートの活用

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（設問ア）
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1.プロジェクトの概要
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　Ｄ校はコンピュータ専門学校であり、その規模は学生
の数が約４００名、教師の数は４０名である。Ｄ校では
これまでに利用してきたコンピュータ機器のリース満了
に伴い、機器更新を計画しており、そのベンダーを競争
入札で募集していた。私の勤務するＮ社は、この競争入
札に勝ち残り、落札後の導入作業について私がプロジェ
クトマネージャに任命された。
　尚、プロジェクトの概要は以下の通りである。

　a.工期：５月末の落札以降、８月末迄の３ヶ月間。
　b.対象機器：ＰＣ３００台、サーバ１０台で、ネット
　　　ワーク工事を含む。
　c.工程：ＰＣ利用環境の設計・導入・テスト及び、
　　　Ｄ校への運用教育。
　d.体制：Ｎ社は私を含め２名。Ｎ社はＳＩベンダーで
　　　あり、実際の機器調達・設計等の具体的な作業は
　　　メーカに発注している。
　e.その他：今回の機器更新には、実習室の分割という
　　　土木工事を含んでいる。

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2.マネジメント計画の概要
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　前述の通り、本プロジェクトでは夏休み期間にあたる
８月末迄に全ての作業を完了されなければならず、遅れ
は絶対に許されなかった。そこで私は、マネジメントの
目標として以下を掲げた。

　a.プロジェクトベースラインを２週間で決定する。
　b.クリティカルパスを確実に見極める。
　c.設計フェーズは週単位で、導入以降については、日
　　々の進捗管理を行う。

　尚、実行面で発生する作業の遅れについて、確実なリ
カバリを行う事は言うまでも無い。

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（設問イ）
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3.プロジェクトマネジメントの課題
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　プロジェクトの正確な進捗状況を把握し、今後の予測
を行う為には、マネジメント技法もさる事ながら、シュ
ミレーションを容易に可能とする、プロジェクトマネジ
メント専用ツールの導入が有効である。
　しかしながら、私の勤務するＮ社では、専用ツールを
利用した実績が無く、プロジェクトの進捗管理・今後の
予測については手作業で行っていた。
　また、Ｄ校機器更新においても、以下の理由から専用
ツールの導入は見送らざるを得なかった。

　a.プロジェクトの期間が短く、数あるツールを評価・
　　選択する時間が取れない。
　b.仮にツールを決定したとしても、効果的に利用出来
　　るまでに、機能・操作方法を理解する事は不可能で
　　ある。

　以上の事から、今回のプトジェクトマネジメントは、
従来通り手作業で実施する事とした。但し、手作業と言
えども、工程表・ＷＢＳはＥＸＣＥＬシートで作成し、
作図機能により可能な限りビジュアル性を高めている。

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4.プロジェクトマネジメントの工夫
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4.1.全体計画におけるＰＥＲＴの適用
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　私はプロジェクトの全体計画を立案するにあたり、以
下の見積りを依頼した。

　a.工程別作業工数・期間の見積り。
　b.ＷＢＳの作成。但し、詳細レベルで無くとも良い。
　c.ベースラインを２週間以内に確定する都合上、１週
　　間以内に提出する事。

　１週間後にコンピュータメーカからは、期待通りの見
積りを受け取ることが出来たが、土木工事業者について
は根拠のある見積りが出てこなかった。これは、発注先
が地場の小規模な工務店であった為か、異業界の文化の
違いであるのか、今もって不明である。
　一方で、ＰＥＲＴ図を書くまでも無く、土木工事が本
プトジェクトのクリティカルパスである事は明らかで
あったため、再三の確認を行い、見積り期間内に工事を
完了させる事を約束させた。
　以上、メーカから提出された作業工程・期間・工数と
工事業者の言う期間をもとにＰＥＲＴ図を作成し、クリ
ティカルパスの確認を行った。

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4.2.ＥＸＣＥＬシートでの進捗管理
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　進捗管理を行うために、先のＰＥＲＴ図をガント
チャートとして、ＥＸＣＥＬシートに展開した。また、
各工程の作業に入る前に、ＷＢＳを詳細レベルに落とし
込み、ＥＸＣＥＬシートへの反映を行っている。
　ＥＸＣＥＬシートのガントチャートでは、計画と実績
を上下に並べて表示し、進捗管理を行った。また、手作
業ではあるが、先行作業・後続作業を線で結ぶ事により、
進捗管理の見た目は、専用ツール相当のものであった。

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（設問ウ）
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5.評価と今後の課題
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5.1.プロジェクトマネジメントの評価
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　先に述べた通り、メーカ・工事業者協力のもとに、全
体計画の策定は２週間以内に完了し、ベースラインの確
定・クリティカルパスの確認も予定通り完了させる事が
出来た。
　メーカは現地での導入作業迄は、社内で作業を行って
いたが、ＥＸＣＥＬシートでの工程表を共有する事で、
進捗の報告・把握・管理は、メール・電話でのコミュニ
ケーションで必要にして充分出あった。
　ところが、土木業者が現地で作業を開始した時に問題
は発生した。具体的には５日間で完了するはずの土木工
事が、１０日間掛かる見込みとの連絡であった。原因は
建物の構造的なものであったが、見積りが甘いと言わざ
るを得ない。
　この短期間のプロジェクトでは、急遽５日間を捻出す
る事は非常に厳しいものがあったが、以下により何とか
対応をする事が出来た。

　a.メーカには、土・日作業を要請し、導入作業の短縮
　　を図る事。
　b.Ｄ校に実施する運用教育については、時間／日を長
　　くする事により、教育期間の短縮を図る事。

　以上により、プロジェクト全体としては、８月末まで
に予定通り完了する事が出来た。
　勿論、上記日程の見直しにあたっては、先のＥＸＣＥ
Ｌシートが充分に活躍した事は言うまでも無い。

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5.2.今後の課題
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　今回はプロジェクトマネジメントに専用ツールは使用
せず、ＥＸＣＥＬシートと手作業での対応を行った。し
かし、この成功要因は、プロジェクトが小規模であり、
工程も簡単であった事にあると判断する。逆に大規模な
プロジェクトでは専用ツールの使用が必須である事を実
感した。
　幸い私達ＰＭには、営業の都合上アイドル期間が少な
からず発生する。私はこの期間を利用して、今回出来な
かった専用ツールの評価・選定・操作の修得を行ってお
きたいと考えている。