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 工事情報を共有するシステムの計画策定

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(設問ア)
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ア−1.S社の概要と経営課題
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 S社は、従業員150名、売上高50億円の中堅建設
会社である。重化学プラント建設工事の請負を中心事業
として来た。プラント業界は構造的な不況が続いており、
S社では、ビルやマンションのリフォームやリニューア
ルを中心とした一般建築分野にシフトしている。
 対象のビルやマンションは使用中・居住中であり、住
民の都合の上から、工事は春と秋に集中する傾向がある。
S社においても、その売上高の6割が9月〜12月にも
たらされていた。
 S社の経営課題の1つは、年間を通じて工事を平準化
し、経営資源を効率的に配分・運用することである。現
状では、夏と冬に社員が遊休化しており、春と秋には臨
時に監督を雇わねばならない。外注の動員や発注価格の
交渉も工事集中期には難しくなる。資金需要もこの時期
に集中するのでリスクも大きい。

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ア−2.システムの概要
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 わたしは、前述の経営課題に対処するために工事情報
を全社的に共有し活用するシステムの計画を策定した。
 S社には自社開発した勘定系システムがあった。しか
し、決算処理に特化しており、決算に関係のない情報は
入力されていなかった。一方、工事本部へは12の支店
から工事現場ごとに外注業者の動員表が毎日メールされ
ていた。着工・完工報告もFAXで提出されている。
 わたしは、次のようなシステムを計画した。
 a.現状の工事情報の報告を電子化する。
 b.方向をタイムリに行うようにする。
 c.集められた情報を、勘定系ホストのデータとも照合
  し、有意な情報に加工・変換する。
 d.全社的に活用出来るように、WWWアプリで実現す
  る。

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(設問イ)
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イ−1.システムの開発・導入の目的
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 目的は大きく次の2つが挙げられる。
 a.新鮮な工事進捗情報を入金予定・支払予定に反映し、
  資金計画の精度を高める(資金手当ての支払利息を
  低減化する効果もあり、リスクの一部も低減できる)
 b.社員・外注の稼働率より工事部の負荷状況を明らか
  にし、営業政策に反映する(工事遂行能力に応じた
  工事量の維持、集中期と閑期での価格差の運用など
    年間を通じた平準化)

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イ−2.システムを日常業務に定着させる方法
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 わたしは、前述の目的を達成するために、次の点が重
要と考えた。
 a.情報の新鮮度を維持する。
 b.混乱・不確定な入力を整理し、有意な情報とする。
 c.ユーザによって画面インタフェースを工夫する。
これらを実現化し、システムを有効にするためには、各
支店、現場での業務改善、工事情報と勘定系システムと
の連携及び誰もが使える簡易なユーザインタフェースが
不可欠と考えた。

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イ−3.業務改善
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 本システムを有効化するためには、工事情報の新鮮度
だけでなく、勘定系データの鮮度も必要である。従来、
月次決算を目的として経理伝票の入力は月末にまとめて
行われるのが常であった。これを発生時に発行し、タイ
ムリに入力するように業務改善を行う必要がある。そう
して、動員の終った外注については請求書が締められる
という、工事情報と経理情報の同期が図られ、情報は有
意になる。

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イ−4.入力側インタフェースの工夫
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 経理伝票データと違って、工事情報は一般の社員が現
場で入力する事となる。勘定系端末の操作には、ある程
度の慣熟と勘定科目などの知識が必要である。
 わたしは現場での、いわゆるモバイル環境にも対応で
きる様にWWWアプリでのインタフェースを構想し、こ
れに入力支援の機能を付加する様に計画した。
 現行の勘定系システムは古いものであり、度重なる保
守開発によって、通常SQLの検索・ソートには対応で
きず、コードでの処理だけしか対処できなかった。
この入力支援により、工事情報は勘定系情報と連携でき
るようになった。

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イ−5.情報の整理・加工上の工夫
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 入力された情報を単に集計・統計したものでは有意な
情報とはならないし、システムの目的にも有効ではない。
 S社の資金計画は、管理部が毎月の決算情報と過去数
年の実績をもとに作成していた。これに工事情報が加わ
り、スピードが向上する訳であるが、これだけでは十分
ではない。わたしは、入金・支払いの一連のデータを数
種の予想曲線として表示する事を着想した。予想曲線の
算出には、過去の実績、現状の注文書の集計などの他に、
最新の動員が反映できるものも加えた。
 営業政策立案の参考のために、最新の稼働率とある時
期における工事追加の許容量を画面上で提供する。これ
が有効に作用する為には、最新の情報と共に、シュミレ
ーションの機能も必要である。受注するかどうかの判断
対象の案件の諸条件を入力し、受注後の稼働率がどう変
化するかを表示するものである。

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イ−6.出力側インタフェース
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 情報は必要な時に必要な人に即時提供される事が必要
である。と同時に、必要な人以外には提供されない様な
仕組みも重要である。セキュリティやアクセス制限であ
る。
 また、必要以上の情報量の提供も問題である。情報の
量や細さに惑わされて、人の意志決定が影響される事も
あるからである。
 わたしは、情報の使用者つまりユーザ層ごとに画面や
情報の構成をカスタマイズ可能とした。

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(設問ウ)
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ウ.日常業務に定着させる方法の評価
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 システム化には、やはりシステム自体の工夫と同時に
業務の改善も並行して行わないと有効とはなり得ない。
経理伝票や各種報告書をタイムリに入力・提出する事が
定着されなかった最初の2ヶ月程は、充分な鮮度が得ら
れなかった。しかし、業務改善が浸透・定着するにつれ、
鮮度は上り、したがってシステムは有意なものとなった。
 入出力側インタフェースとしたWWWアプリは好評で
ある。使いやすく、導入研修が少くてすむシステムは、
すぐに効果が出るものである。今回、操作の簡易性から
WWWアプリを選択した判断は間違ってなかったと思う。
 生の情報を集計・ソートするだけで提供する事は、重
要であり有効である。しかし、目的やねらいが限定され
ている場合や、さらに使用者も限定されている場合は、
情報の加工度を上げ、画面構成を工夫する事が、エンド
ユーザの業務目的を支援するのにより効果的である。今
回の場合も、目的やユーザを特定できたので有効であっ
た。
 今回の様に、基幹システムが存在し、かつそのデータ
や情報を利用するシステムでは、現存システムと重複せ
ずに機能を限定した特徴のあるものを計画するのが重要
であると感じている。

(全部で3000字ライン 2時間28分)





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