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□ 海外現場とのコミュニケーション改善
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(設問ア)
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1.業務の概要
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 わたしは、プラント建設工事下請け業(社員170名)
の海外工事部(部員50名)の次長である。当社では、4
年前にライン部門の希望者全員にノートパソコンを無償
貸与した。また、3年前にWWWサイトを開設しており、
来年初めにLANを導入することになっている。
 国内外のプラント建設は、長引く不況や通貨危機など
で、各プロジェクトの採算性は悪化する一方である。合
理化やコスト削減策も進めており、全社的に危機感は強
い。
 海外プラント建設における最大のコスト要因は、日本
人管理者に関わる費用である。従来は複数人で対処して
いた規模のプロジェクトでも、近頃は一つの現場に1人
の部員しか派遣できない。
 部員の経験・スキルは一定しておらず、現場で解決で
きない問題があると、本社へ問合せが来る。緊急の場合
が多く、電話が主である。計画外・予定外の問題が多い。
顧客に要因がある場合は、追加請求の対象となり得るの
で、重要である。しかし、対応すべき管理職や上位者は
不在の場合が多い。時差の問題もある。また、資料探し
や、協力会社に問い合わせる必要のある場合も総じてう
まく即応できておらず、状況の再確認などで、海外通信
費は増加する一方であり、本来業務への支障も大きい。
 通常、詳細な工事計画書と実行予算書が作成されてお
り、部員の選任も含めて、部長・専務が決裁している。
派遣された部員は、現場に関するほとんどすべての事項
に権限と責任をもつ。現場から本社への連絡は、緊急時
以外は、月次報告書で行っている。
 ノートPCの配布に伴い、電子メールにて連絡してく
る部員も増えたが、通信費削減には至ってない。
[以上設問ア 800字ライン]

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(設問イ)
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2.電子メールの導入
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 海外現場も、インターネットに接続できる環境がある
所も増え、部員もメールを使用できるものがほとんどと
なった。 そこで、部内では、現場と本社間の連絡を基
本的に電子メールで統一して、効率化と通信費削減に役
立てようという雰囲気が出てきた。フォームを統一し、
月次報告書と、そのほかの連絡にあちょうというもので
あった。部長も専務のかなりのり気であった。
 しかし、わたしは、電子メールの採用自体が連絡の効
率化、通信費削減に必ずしも寄与しないと、部内会議で
反対した。その具体例として、最近1年間の通信費と電
子メールの送受信件数のグラフを示した。それは、メー
ル利用度が増えているにも関わらず、通信費は横ばい状
態であることを表していた。
 それは、メールと電話が併用されているからで、原則
メール統一ということになれば、電話使用が減り通信費
は削減できるというのが、部内の大勢であった。部門独
自のメールサーバ導入を唱える上司もいた。次長のわた
しが反対したので、会議は時間切れとなり、結論は持ち
越しとなった。
 わたしは、次の会議までの間を、部員・上司の説得に
あてた。その際に強調したのは、
 ・緊急時の電話連絡の必要性は変わらない。
 ・電子メールは最短時で配信される訳ではない。
 ・重要なのは、即応性・即答性の向上である。
 ・その為に、現場状況を時系列で把握する必要がある。
 次の会議で、わたしは、業務連絡大勢の見直しを提案
し、その作業が完了するまでの間を、原則電子メールに
統一すると代案も提案した。折衷案であったが、上司が
了承したので、結論となった。わたしは、部員1名を専
任させ、連絡業務改善にあたる事になった。

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3.Webブラウザの採用
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 連絡体制を見直すにあたって、わたしは、連絡の頻度、
量、質の検討を重要視した。全体として、通信費は削減
しなければならない。
 a.工事進捗の主用データの日次報告
 b.それを蓄積・集計し予定と比較して、現状把握
 c.予実管理と現状把握をもとに質疑応答
 d.質疑応答を記録し、繰り返し質問を排除
 従来は、問合せが来た際に、その状況把握のための逆
問合せや、不在の際の問合せの問合せで通信費が増加し
ていたと考えたのである。
 具体化する情報技術として、電子メールは採用せずに、
Webブラウザをインタフェースとして選択した。上記
のように、データは蓄積・加工・検索される必要があり、
電子メールは不利と考えた。
 システムは、主に2つの流れである。
 a.日報データ入力→予実比較グラフ更新
 b.掲示板で質疑応答→FAQ登録
 Webブラウザを採用したことで、短期間で役員も含
めて全員が利用できるようになった。掲示板で、役員が
答える事の士気に与える影響は大きい。
 緊急時の連絡は今でも電話が主である。しかし、シス
テム上で状況やヒストリーが参照できるので、即応性が
大幅に向上した。また、管理職は出張中などでも、イン
ターネットから状況確認や回答ができる。
 システム稼動後6ヶ月で通信費は50%近く削減でき
た。
[以上設問イ 1,450字ライン]

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(設問ウ)
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4.今後の課題
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4-1.予実管理の充実
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 現在、予算項目全てについては、いまだに月次報告で
ある。集計の迅速さは増したが、上司や管理部を中心に
報告頻度を上げて、予実管理機能を充実・強化したいと
いう要求がある。
 このためには、現場での会計処理の標準化が必要であ
る。現場国によって、法律も違い、勘定科目も国際標準
ではない場合もある。1人体制のため、現場の部員は会
計実務は現地スタッフに任せている。勘定科目や会計基
準、データ形式も含めると、EUCの時範囲を超える様
でもあり、電算室を交えた部門間の意見交換を開始した。
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4-2.LANの導入
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 LANの導入をにらんで、各部からデータ連携の要請
が来ている。
 営業部からは、最新データを見積書の基礎データに利
用したい、経理部からは、資金繰りの為に出入金の動向
を分析したい、などである。
 部内で扱うデータも重要度を増し、量も増えることに
なるので、セキュリティ先を見直さなければならないと
考えている。
[以上設問ウ 525字ライン]





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