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　部内報告システムの再構築について
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1.業務とシステムの概要
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　わたしは、プラント建設工事請負業（社員１７０名）
の海外工事部（部員５０名）の次長である。当社では、
４年前にライン部門の希望者全員にノートパソコンを
無償貸与した。３年前に、会社Ｗｅｂサイトをプロバ
イダのＷＷＷ上に開設し、希望者にはダイヤルアップ
と電子メールのアカウントも配布している。
　国内外のプラント建設は、長引く不況や通貨危機な
どにより市況は悪化している。顧客の外注先・下請先
の選定基準も価格重視となってきている。当社もコス
ト削減や合理化策を進めており、全社的に危機感は強
い。
　海外工事の最大のコスト要因は、日本人管理者に関
わる経費である。従来は複数人で対処していた規模の
案件でも、近頃は１人の部員しか派遣できない。
　部員は赴任前に工事計画書、実行予算を作成し、こ
れを部内で検討して、リスク分析や利益確保のポイン
ト想定などを行う。しかし、現場では予定外の工程遅
延や想定以上の工事量変更などもよく起こる。
　通常の現場−本社間の連絡は、現場からの月次報告
書によっている。しかし、計画・想定外の問題で、現
場で解決できない場合は、その都度本社へ報告・相談
が来る。緊急の場合が多く、国際電話が主である。
　上司不在などの場合、対応がうまくいかない。問題
や状況の再確認などに多く費やされ、助言・指導の機
会を失くす事もある。月次報告書だけでは、現場上京
の把握には不十分な場合がほとんどである。海外通信
費用も増加し、最悪の場合上司などの応援出張となり、
さらに経費がかさむ。
　海外通信費・応援出張費を抑制し、かつ現場支援体
制を強化する為に、部内コミュニケーションの再構築
を中心機能とした現場支援システムを導入した。わた
しは、このシステムの企画・構築を導入した。

[以上ア　800字ライン]


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2.部内報告プロセスの再構築
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2-1.連絡・報告プロセスの変更
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　わたしは、海外現場を含む部内の連絡・報告プロセ
スが、質的に劣るのでそれを補うために量が増えるの
だと考えた。つまり、内容が充実した連絡・報告であ
れば、一定頻度で十分にその要件を足せる筈である。
　・月次報告書を、日報に改める
　・日報内容を集計・整理して現場状況を把握する
　・問題報告や助言連絡は文書で行う
この３つの改善で、現場の進捗状況に応じた助言・指
導が、最小頻度の連絡で可能になると考え、システム
の企画を進めた。
　部員の情報リテラシ能力、現場国の通信インフラ、
時差などを考慮し、インターネットのＷＷＷを利用し
たシステム案ができた。主なシステム機能は２つであ
る。
　A.ブラウザ上での日報データ入力
　B.掲示板での質疑応答
また、システム化の効果・成果を検証するために、
　C.日報には時間単位の部員の行動・作業内容
　D.日報データを集計した予実比較表示
の２つも加えた。
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2-2.プロセス変更による問題
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　部内での説明会では、上層部には好評であった。日
報データの充実や予実比較機能は、収支管理に有効で
あると考えられた。また、掲示板の内容は、そのまま
他の現場にも利用できるし、部員のスキル・能力を判
断するのにも有効であると受けとめられた。
　一方、管理職以外の部員には不評であった。時間単
位の勤務報告は、社員管理の徹底に他ならないし、日
報データの細目化は、現場側にとって煩わしいだけで
ある。相談内容の利用は、困っている現場を傍観視す
るものかという調子である。
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2-3.システム化の実現
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　わたしは、管理職・一般部員に分けて、部内を説得
した。システム化の有効性は確信していたが、トップ
ダウンで行うと、入力データの正確性が失われたり、
利用度の低下なども予想される。わたしは、システム
要件を必要な機能だけに絞り込む見直しを行い、部内
には利便性を強調した。
　管理職には、今回のねらいは、現場支援の強化策で
あり、全部員の利用と正確なデータが収集されない限
り成果は上がらない事を説明した。また、部員管理の
徹底は、収支管理としては必ずしも得策でないことも
強調した。
　一般部員には、時間単位の勤務報告は、本来業務へ
の時間配分を確認する目的である事、それを分析する
事により、例えば労務管理や品質管理に対しての支援
策も追加検討できる事を強調した。また、掲示板内容
の公開については、全く別問題で、今回のシステムで
は考慮してない事も説明した。
　システムの最終案に、次の機能を追加した。
　E.部員別のディレクトリ上に全機能を置く
　F.ディレクトリのアクセス権限は、部員と担当上司、
　　役員、システム管理者とする
　G.システム管理者は、一般部員からあてる

[以上イ　1,375字ライン]


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3.効果と今後の課題
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3-1.プロセス再構築の効果
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　システムとしては、通信費削減に一定の効果があった。
電話連絡や応援出張がなくなった訳ではないが、状況や
問題点が把握されているので、準備が充実し最低限の用
で済んでいる。
　プロセス再構築により、現場と本社、部内間の連絡は
密になり、充実してきた。それまでと違って、担当上司
が出張中の場合でも、インターネットにアクセスできれ
ば、連絡・助言が可能である。また、役員が直接部員と
コミュニケーションする事で、部員のモラルに与える影
響は大きい。部内共通のページも設置したので、部員は
これを使い分け、業務上、個別現場上の問題と、その他
の問題を書き分けできる。海外工事部内に一体感も醸成
されたと思っている。
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3-2.今後の課題
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　日報データはを分析する事により、予実管理ができる
様になった。今後、予実寒露を充実する事で、さらに収
支管理の徹底を図れる。そのために、収集データをどこ
まで細目化し、どの頻度で行うか、現場の支障にならな
い範囲で検討する必要がある。
　また、時間別の勤務内容を検討すると、通信・報告に
関する時間は減少している。しかし、わたしの想定と
違って、時間配分は、顧客交渉や現場巡回でなく、工事
量再積算や予算再積算にシフトしている。
　今後、この方面の支援策を検討し、可能であればシス
テム化して追加機能としたいと考えている。

[以上ウ　675字ライン]