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（部門の情報化推進におけるソフトウェアパッケージの活用について）

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（設問ア）
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１．システム導入に至る経緯
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１．１当社の問題点
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　当社は従業員数約３００名のアパレル会社である。紳
士・婦人・子供の肌着,下着,ホームウェアを中心とした
インナーウェアとカジュアルを主としたアウターウェア
の企画・生産・販売を行っている。
　売上や在庫の管理などは基幹システムであるＡＳ４０
０にて管理されている。また、数年前に社内ＬＡＮが整
備され、ＰＣに関しても会社が半額負担という形で一人
一台のＰＣを持つように環境が整備されている。
　顧客は全国のチェーンストア・小売専門店・百貨店で
あり営業が商品サンプルや資料をバイヤーにもちこみ、
そこで商談を行っている。
　近年、営業時に顧客に提示する資料に関してもＥＸＣ
ＥＬで作成するようになっている。営業社員は基幹シス
テムにある商品のデータを見ながら価格や在庫を資料に
手で打ち込んでいる。また、使用する画像に関しては営
業側からデザイナーへ連絡しメールにてデータを送って
もらい、それを資料に使用するといった作業をしていた。
こういった資料作成の負担が営業部員の残業時間を増や
す問題となっていた。

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１．２私の役割
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　資料の作成の負担軽減のシステム作成が営業側から役員
会に提案され承認された。資料作成支援システム作成のプ
ロジェクトが立ち上げる事となり、営業部員数名とシステ
ム部員でプロジェクトメンバーを組んだ。私は営業部員で
ＰＣの知識があるとしてプロジェクトリーダーを任され、
システム部との調整を任された。プロジェクトは残業時間
の１０％短縮を目標とし半年を目処に活動を始めることと
なった。
（７００字程度）

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（設問イ）
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２営業資料作成支援システムの導入
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２．１ソフトウェア選定と導入に関する留意点
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　まずは現状の資料作成時の問題点を営業部とシステム部
で話し合い、下記の４点を洗い出した。

ａ．資料の定型のフォーマットが決まっておらず、各自で
固有のフォーマットを持っている。
ｂ．基幹システムの情報を手入力しているため、作業時間
も多く誤りも多い。
ｃ．使用する画像を新規商品の発売の都度デザイナーに連
絡を入れ画像をメールにて貰っているため、手間がかかる。
また、メールサーバへの負担も大きい。
ｄ．現行ＥＸＣＥＬにて資料を作成しているが操作に不慣
れな社員もおり相当な負担となっている。　

以上のような問題点を解決するため、どのソフトウェア
パッケージを使用してシステムを作成するかを話し合った
結果、Ａｃｃｅｓｓという意見もあったが営業部員が使い
慣れているという事とライセンスの新規購入が必要ないと
の事でＥＸＣＥＬベースでシステム部が開発をする事とな
った。
　問題点への対応だが下記のような対応を取る事とした。
ａの対応
私のほうでベテラン営業部員や成績の良い営業部員の資料
作成のヒアリングを行い、いくつかのフォーマットの候補
を作成し、営業部内でアンケートを取り定型フォーマット
を作成した。
ｂの対応
システム部側でＰＣサーバ上に基幹システムのデータをバ
ッチ処理でアップデートする事とした。
ｃの対応
デザイナーにＰＣサーバー上に画像データをアップロード
してもらうよう要請した。
ｄの対応
システム作成後に説明会を開き、操作方法の説明をすると
ともに簡易マニュアルを配布する事とした。
　
以上のような対応を考え、システムの作成をシステム部で
行ってもらった。　

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２．２　システム作成後の評価
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　導入当初はベテラン社員を中心に新システムを活用しな
い社員もいたが周りの便利だという意見に感化され徐々に
活用する社員が増えてきた。その結果、導入後半年程度で
ほとんどの営業部員がこのシステムを利用している。
　目標であった営業部員の残業時間の削減だが残業時間の
１７％カットに成功した。また、導入後に営業部で実施し
たアンケートの結果として、資料作成に費やす時間が今ま
での三分の一程度になったとの結果がでた。数値では表れ
ない効果としては定型フォーマット作成時に営業部内で意
見を出し合った結果、今まで話したことも無かった他チー
ムの人間と話す機会が増え連帯感が向上したと感じる。ま
た、今回のプロジェクトメンバー内には若手の営業部員も
数名加えていたが定型フォーマット作成時に効果的な資料
の作成の方法を学習できたとの意見もあった。
　計画時に想定していなかった問題としては、システム導
入当初にデザイナーがアップするべき画像を忙しさにかま
けてアップしていなかっためシステムが正常に動かなくな
るということがあった。これに関しては基幹システムにそ
の商品の社内品番を取得すると同時にデータをサーバー上
にアップする社内ルールを策定し、デザイナーの管理者に
徹底するように求める事で以後は防ぐ事ができた。
　　
（１４００字程度）

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（設問ウ）
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３今後の展望
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　今回、作成したシステムは簡単な操作方法を心がけてい
たがもっと簡単な操作で済むようなシステムにして欲しい
との声も一部に挙がっている。これを現在システム部と相
談しあっている。また、今回作成したシステムに関しても
時代の変遷や取り扱う商品の変更などで手直しが必要にな
る時がくると考えている。日々そういった情報に注意しシ
ステムのバージョンアップの際には今回同様に営業部とシ
ステム部の連携を大事にし、プロジェクトを進めて行きた
いと考えている。
　今回のシステムは役員の評価も良かったため、次の業務
のシステム化として現在手書きで提出している営業日報の
電子化が挙げられている。
　日報をイントラネットにあげることにより営業部員各自
がもっている顧客の情報や売れ筋商品、新商品の好感度を
共有化し営業活動に役立てる事を目標に来期の計画を策定
しようと考えている。

（４００字程度）