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(業務要件と整合の取れたアプリケーションソフトウェアの調達について)

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(設問ア)
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(1)調達マネジメントにかかわった私の立場
 当社はすりごまの製造・販売・卸を行い、業界シェア
No.1である。社員は100名で年間売り上げ22億円である。
 本社と工場に分かれており、私はシステム部に所属し
ている。ネットワーク管理等の仕事を主に行っているが、
各部署にシステムアドミニストレータが不在であり、
ユーザ部門のシステムアドミニストレータとして各部署
を業務レベルでサポートしている。

(2)情報化の対象になった業務とソフトウェアの概要
シェアNo.1を保持しているものの、最近の健康ブームに
より他社の参入も多く、会社内で危機感を持ち出してい
る。

 私は「営業」や「直販・量販」「通販」部門それぞれ
が在庫を管理しており、また工場の「製造」部門と在庫
面で上手く連系(※誤字、連携)をとれていない事に、
日々の業務を行う事で気づいた。
 現状、電話による通信販売の売り上げソフトを中心に、
各部署、思い思いのソフトを使っているが、今回、在庫
の一元管理を主目的に全社統一のソフトを使用する事で
より高いレベルで仕事を行う事を社長に提案した。
 当社の部長達を中心に在庫面での見直しをすすめてい
たという事も幸をそうし、(※誤字、功を奏し)今回、
「営業」「直販・量販」「通販」「製造」部門との調整
を行いプロジェクトを推進する、リーダに抜擢された。

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(設問イ)
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(1)業務用件などを分かりやすく提示するための工夫
 当社は全体的に昔気質で、業者を交えて複数部署同時
に話し合うと、部門最適に終止(※誤字、終始)する事
が予想されたため、まずは私が各部署に対してヒアリン
グを行い、ある程度業者に現状を説明し、理解しても
らった上で、業者に、改めて各部署のヒアリングを行っ
てもらうか、私を通してすすめるか決定してもらうよう
にした。

 また、業者に提示する際、「こういう仕様が欲しい」
というのではなく。当社の現状は現在こうであり、担当
者はこういう解決方法を望んでおり、私は全体的に見て
こうして欲しい。という書式で書く事に留意し、なるべ
く業者にベストな仕様を新たに提案してもらえるように
した。

 また今回システム化するのが難しい案件も多くあった。
在庫面の見直しが今回の中心であったが「のし」のあて
名書き(※宛名書き)等を注文時にプリントアウトする
事が出来ないか?等の依頼もあり、今回なるべく優先度
の高いものに絞ろうと迷ったものの、業務要件書とは別
に要望書としてまとめ、当社の条況(※誤字、状況)を
理解してもらう意味も含め、提示した。

(2)うまくいかなかった点とその原因
 まずは私が業者と話してうまくすすめていけたら。と
考えていたが、ほとんどの業者は各部署の担当者へのヒ
アリングを望み、私も出席した上でヒアリングが行われ
た。しかし、各部署が言う問題点に対して、業者は他部
署との連携を考りょ(※考慮)していないとも思えるよ
うな部門最適な回答を行い、それに対して各部署担当者
は、「何でも出来る」と錯覚するような形になり、今回
のまずは在庫面の問題をクリアする。という話からプロ
ジェクト自体が脱線しそうになった事もあった。

 最終的には価格面による問題を示唆し、各部署にはま
ずは在庫面と基本機能から。という事を理解してもらい、
また業者には当社の現状。という事で考えてもらいたい
事を通知した。

 今回のシステムは在庫面による問題解決を中心に基本
的な業務改善のシステム化を行うためのヒアリングであ
る。という事を徹底しなかった事がうまくすすめられな
かった原因であり、今一度、業者と当社の担当者達に今
回のプロジェクトの目的を再認識してもらい、また、私
も今後気をつけるようにした。

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(設問ウ)
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(1)評価基準と有用性
・行った業務改革の実績
・今回の在庫管理の見直しのためのソリューションの有
 無
・通信販売に対応可能か
の3点を中心に5社に絞り込み、5社に対して、「業務
要件書」「要望書」また必要に応じて1回という制限を
設けて、各部署担当者への「ヒアリング」を行ってもら
い、業者の提案書・見積もり書を作成していただき、さ
らにコンペという形で5社にプレゼンテーションを行っ
ていただいた。

 上記3点の基準で5社を評価し、最も優れている所を
選ぶ予定だったが、そのうちの2社が甲乙つけがたく決
定する事が出来なかった。
 そのため、今回当社のシステム導入を行っていただく
システムエンジニアの人達と面談を行いたい旨、2社に
通知し、面談を行った。
 第一フェーズだけでも半年という長いスパン一緒に働
くため、やる気があり且つフィーリングの合うシステム
エンジニアを持つチームと働きたい。と考えたためであ
る。

 最終的にはチームの年齢は若いが実績があり、より柔
軟な思考が行えそうであり、何より今回のプロジェクト
に対してメンバーが深く理解してくれており、強くやる
気を感じさせた一社を選ぶ事が出きた。(※出来た。)
 書類や営業担当者中心のプレゼンだけでは分からな
かった事が面談により分かり、今日のプロジェクトの成
功はここにあり有用であったと思っている。

(2)今後の課題
 今回、より仕事のしやすい会社を選択する事が出来、
良好なコミュニケーションのもと、高いレベルで仕事を
行えたと自負しているが、反面、業者選択後の、見積も
りに対する値引き交渉等の面で厳しく対する事が出来ず、
最終的にこの会社を選択する場合でも、まずは価格面に
対して要求する必要があったと反省している。

 プロジェクトの成功を第一に持ってきたという事もあ
るが、今後こういう形でプロジェクトに参加する際は、
評価基準として「価格」を意識し、より会社にプラスに
なるようにすすめていきたい。

                       以上





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